Zarządzanie Projektami KPO

Program

Dzień I

Wprowadzenie

• Nasz wniosek KPO został zaakceptowany – co dalej?
• Podstawowe cechy projektu dofinansowanego
• Pracownicy zadaniowi czy zarządzani przez cele?
• Typowe ryzyka związane z realizacją projektu KPO
• Dlaczego projekty dofinansowane się nie udają?
• Kontrola projektów i główne wnioski płynące z kontroli
• Ćwiczenie: lekcje z nieudanych projektów

Metodyczne zarządzanie projektem KPO

• Projekt jako inwestycja, trwałość rezultatów i korzyści
• Trójkąt projektu czyli konflikt
• Kluczowe techniki wspierające zarządzanie
• Etapy projektu dofinansowanego z KPO
• Zapisy umowne i ich wpływ na realizację projektu
• Typowe błędy w fazie inicjowania i planowania projektu
• Ćwiczenie: kluczowe działania w poszczególnych etapach projektu

Inicjowanie projektu

• Interesariusze projektu
• Cel i zakres projektu
• Operacjonalizacja założeń umownych
• Przydatne techniki
• Schemat postępowania w ramach inicjacji projektu
• Ćwiczenie: operacjonalizacja założeń

Zarządzanie zakresem projektu

• Planowanie zorientowane na produkt
• Czy zakres prac może się zmieniać?
• Dekompozycja produktów do realizacji
• Odbiory i dokumentacja realizowanego zakresu
• Podstawowe techniki zarządzania jakością dostarczanych produktów
• Ćwiczenie: lista produktów

Dzień II

Zarządzanie harmonogramem projektu

• Techniki szacowania w projektach
• Technika PERT
• Aktualizacja harmonogramu projektu
• Czy harmonogram projektu KPO może się zmieniać?
• Przydatne narzędzia do zarządzania projektem
• Ćwiczenie: aktualizacja harmonogramu projektu

Zarządzanie zespołem i dostawcami

• Budowa zespołu projektowego
• Motywowanie i angażowanie w projekcie
• Zlecanie i egzekwowanie zleconej pracy
• Wymogi dotyczące zarządzania dostawcami w projekcie
• Kontraktowanie dostawców – czy zawsze potrzebny jest przetarg?
• Ćwiczenie: Dokumentacja konieczna pod kątem rozliczenia

Zarządzanie finansami projektu

• Plan finansowy wynikający z umowy
• Typy wydatków i wydatki niezaplanowane
• Czy plan wydatków projektu KPO może się zmieniać?
• Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków
• Podstawowe techniki zarządzania budżetem projektu
• Zaliczkowanie i rozliczanie wydatków
• Ćwiczenie: plan zarządzania finansami projektu

Zarządzanie ryzykiem projektu

• Dlaczego zarządzanie to odpowiedź na ryzyko?
• Proces zarządzania ryzykiem
• Analiza ryzyka i rejestr ryzyka
• Jak zaangażować zespół w zarządzanie ryzykiem?
• Ćwiczenie: tworzenie rejestru ryzyka i odpowiedzi

Dzień III

Zarządzanie komunikacją w projekcie

• Co to znaczy zarządzać komunikacją?
• Komunikacja formalna i nieformalna
• Podstawy skutecznej komunikacji
• Plan komunikacji
• Wymogi formalne dot. komunikowania projektu
• Czy można rozliczać wydatki na komunikację projektu?
• Ćwiczenie: planowanie komunikacji projektu

Raportowanie

• Raporty z realizacji projektu a refundacja poniesionych kosztów
• Jak raportować?
• Jak monitorować postęp prac aby łatwo raportować?
• Przykłady raportów z projektu KPO
• Rola PMO w raportowaniu postępów prac
• Ćwiczenie: projektowanie raportu cyklicznego

Zamknięcie i rozliczenie projektu

• Czy można rozliczyć trwający projekt?
• Kroki postępowania przy zamknięciu projektu
• Kroki postępowania przy rozliczeniu projektu
• Lista typowych błędów dotyczących rozliczenia projektu
• Formalne zamknięcie projektu
• Gromadzenie doświadczeń
• Ćwiczenie: Check-lista działań kierownika projektu zamykającego projekt

Postępowanie w przypadku kontroli

• Jak przebiega kontrola i czemu służy?
• Kluczowa dokumentacji w czasie kontroli
• Jakie informacje przygotować
• Jakie są potencjalne skutki kontroli?
• Procedura postępowania w przypadkach trudnych
• Ćwiczenie końcowe: lista dobrych praktyk
• Podsumowanie szkolenia