Praktyczne aspekty stosowania pracy zdalnej w administracji publicznej oraz dalsze zmiany dotyczące warunków zatrudnienia

W związku z zakończeniem w dniu 9 marca br. prac parlamentarnych nad nowelizacją Kodeksu pracy (druk sejmowy 2932) i spodziewanym przyspieszeniem wejścia w życie tych zmian - szkolenie rozpocznie się od omówienia zmian w zakresie zawierania i rozwiązywania umów o pracę ze szczególnym uwzględnieniem nowych zasad tworzenia informacji z art. 29 § 3 Kodeksu pracy oraz nowego uprawnienia pracownika o wnioskowanie o zmianę wprowadzonych już warunków zatrudnienia.

1. Ogólne zasady stosowania pracy zdalnej w urzędach, w szczególności:

• Jak poprawnie wprowadza się pracę zdalną? Czy w urzędzie musi być stosowana praca zdalna?
• Jakie postanowienia trzeba zawrzeć w uzgodnieniu przejścia na pracę zdalną? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Czy uzgodnienie przejścia na pracę zdalną trzeba będzie przechowywać w części B akt osobowych? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
• Jakie są ogólne warunki wykonywania pracy zdalnej, w tym kontroli pracownika (urzędnika) w trakcie takiej pracy?
• Jakie są koszty pracy zdalnej i jak urząd może je skalkulować? (propozycje praktycznych rozwiązań),
• Jakie dokumenty pracownikowi (urzędnikowi), który ma pracować zdalnie musi przygotować: dział kadr, dział BHP, IOD?
• Jakie oświadczenia trzeba odebrać od pracownika (urzędnika) przed dopuszczeniem go do pracy zdalnej?
• W jakim akcie normatywnym określa się konkretne zasady wykonywania pracy zdalnej w danym urzędzie?
• Czy lepiej jest mieć Porozumienie zbiorowe, Regulamin zasad wykonywania pracy zdalnej czy indywidualne porozumienia?
• Jakie postanowienia trzeba zawrzeć w Porozumieniu lub w Regulaminie zasad wykonywania pracy zdalnej obowiązującym w danym urzędzie?
• Na jakich zasadach będzie można zakończyć pracę zdalną? Czy uprawnienie do jej zakończenia będzie przysługiwało obydwu stronom stosunku pracy?
• Co może być powodem zakończenia pracy zdalnej?
• Jak szybko będzie musiał nastąpić powrót do pracy stacjonarnej?

2. Jakie są odrębności w przypadku pracy zdalnej na wniosek uprawnionego pracownika (urzędnika)?

• Czy taka praca zdalna może być całkowita albo hybrydowa? Kto o tym decyduje?
• Czy można odmówić pracy zdalnej w przypadku uprawnionego pracownika (urzędnika)? Jakie obowiązki informacyjnie trzeba będzie wtedy spełnić i jakie będą skutki odmowy?
• Jakie są zasady wykonywania pracy zdalnej na wniosek uprawnionego pracownika (urzędnika)?
• Jakie dokumenty muszą zostać sporządzone i odebrane od pracownika (urzędnika) mającego świadczyć taką pracę zdalną?
• Czy pracodawca będzie mógł „odebrać” pracę zdalną, np. gdy pracownik (urzędnik) nie będzie się sprawdzał w takiej organizacji pracy?
• Jakie dalsze zmiany nastąpią, gdy zostanie wprowadzona praca zdalna w ramach elastycznej organizacji pracy?

3. W jakich sytuacjach kierownik urzędu (dyrektor generalny) będzie mógł wydać polecenie pracy zdalnej?

• Jakie działanie pracodawcy będzie musiało poprzedzać wydanie polecenia pracy zdalnej?
• Jakie będą konsekwencje niezłożenia przez pracownika (urzędnika) oświadczenia na temat warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej?
• Jakie koszty po stronie urzędu będzie generować praca zdalna na polecenie pracodawcy?
• Z czego będą wynikały zasady wykonywania pracy zdanej na polecenie pracodawcy?

• Jakie dokumenty będą musiały zostać sporządzone i odebrane?

• Na jakich zasadach i w jakim terminie pracodawca będzie mógł odwołać polecenie pracy zdalnej?

4. Na jakich zasadach pracownik (urzędnik) może świadczyć pracę zdalną okazjonalną i czym się ona różni od standardowej pracy zdalnej?

• Czy pracę zdalną trzeba w jakiś sposób wdrożyć w urzędzie?
• Czy pracującemu zdalnie okazjonalnie zmieni się miejsce pracy?
• Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje pracownikowi (urzędnikowi)? Czy ten limit można zmniejszyć lub zwiększyć w danym urzędzie?
• Czy dni wykorzystanej pracy zdalnej okazjonalnej trzeba zliczać?
• Jaki będzie skutek przekroczenia limitu dni takiej pracy?
• Czy wykorzystane dni pracy zdalnej okazjonalnej trzeba będzie wpisywać w świadectwie pracy pracownika (urzędnika)?
• Czy bezpośredni przełożony musi zaakceptować wniosek o pracę zdalną okazjonalną?
• Czy pracownik (urzędnik) może wykorzystać jednorazowo wszystkie dni pracy zdalnej okazjonalnej?
• Czy praca zdalna okazjonalna może być świadczona z zagranicy?
• Jakie będą skutki wezwania pracownika (urzędnika) do urzędu, gdy będzie w pracy zdalnej okazjonalnej?
• Czy pracę zdalną okazjonalną pracownik (urzędnik) może świadczyć na własnym laptopie? Czy urząd musi płacić ekwiwalent za używanie własnego sprzętu do pracy?
• Czy w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje zwrot kosztów zużytego na jej świadczenie prądu i Internetu?
• Jakie dokumenty trzeba sporządzić dla pracującego zdalnie okazjonalnie?
• Czy pracujący zdalnie okazjonalnie musi odbyć szkolenie okresowe bhp?
• Czy pracujący zdalnie musi przestrzegać procedury ochrony danych osobowych w trakcie pracy zdanej?
• Czy pracujący zdalnie okazjonalnie musi mieć ergonomiczne stanowisko pracy?
• Czy pracującego zdalnie okazjonalnie można skontrolować w zakresie np. czasu pracy, przestrzegania bhp, przestrzegania ochrony danych osobowych?

5. Na czym będą polegały zmiany w zakresie zawierania i rozwiązywania umów o pracę, a także zmiany warunków zatrudnienia?

• Od kiedy trzeba będzie podawać przyczynę wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony (i ewentualnie dokonywać konsultacji związkowej zamiaru wypowiedzenia)?
• Czy zmiany oznaczają także podawanie przyczyny wypowiedzeń zmieniających umowy na czas określony?
• Co nie będzie mogło być przyczyną wypowiedzenia, zgodnie z nowymi przepisami?
• Czy trzeba się będzie tłumaczyć z tego, że po umowie na czas określony pracownikowi (urzędnikowi) nie została zaproponowana kolejna umowa o pracę?
• Jakie nowe obowiązki informacyjne wobec pracowników (urzędników) zostaną wprowadzone? Czy warto sobie zawczasu przygotować wzory dokumentów?
• Czy wszystkie nowe obowiązki informacyjne będą wymagały sporządzenia pracownikom (urzędnikom) indywidualnych dokumentów?
• Na jakich zasadach trzeba będzie aktualizować przekazane dokumenty?

• Jakie nowe wnioski związane z zatrudnieniem pracownicy (urzędnicy) będą mogli składać i czy pracodawca będzie musiał odpowiedzieć na te wnioski?
• Jaki będzie termin na odpowiedź i czy w razie odmowy trzeba będzie podać uzasadnienie?

• Czy trzeba będzie zaktualizować przepisy dotyczące równego traktowania wywieszone na tablicy ogłoszeń albo w intranecie?