Dokumentacja pracownicza – zagadnienia problematyczne

Program

1. Jaki jest zakres danych i informacji, których podania można wymagać w kwestionariuszu osoby ubiegającej się o zatrudnienie? (stanowiska UODO i MRPiPS)
2. Jak poprawnie wypisywać i gromadzić orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań profilaktycznych?
   • Czy skierowanie i orzeczenie może być elektroniczne? Jak je poprawnie dołączyć do papierowych akt osobowych?
   • Na jakich zasadach można przyjąć do pracy pracownika (urzędnika) bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych?
   • Czy w skierowaniu na badania wstępne trzeba informować o niepełnosprawności kandydata do pracy? (stanowisko MRPiPS)
   • Jakich orzeczeń nie wolno przyjmować? (stanowisko MRPiPS)
3. Jaki jest zakres dokumentów gromadzonych w części A akt osobowych?
4. Jaki jest zakres danych i informacji, których można żądać od nowego pracownika (urzędnika)?
   • Jak poprawnie skonstruować kwestionariusz osobowych od pracownika (urzędnika)? (pomocniczy wzór)
   • Jakich dokumentów okazanych przez nowego pracownika (urzędnika) nie można kopiować do akt osobowych? (stanowiska UODO oraz MRPiPS)
   • Jak poprawnie pobrać zgodę i spełnić obowiązki informacyjne wobec osoby zawiadamianej o wypadku? (stanowisko MRPiPS i UODO, pomocniczy wzór formularza)
5. Jak poprawnie wypisywać i gromadzić orzeczenia lekarskie dotyczące badań profilaktycznych w trakcie zatrudnienia?
   • Jak poprawnie skierować na badania w związku z wnioskiem o zgodę na pracę nadliczbową osoby z niepełnosprawnością?
   • Jakich informacji dla lekarza nie można wpisywać w treści skierowania na badania?
6. Jak poprawnie stworzyć informację o warunkach zatrudnienia pracownika (urzędnika)?
   • Jakie informacje muszą być w niej wpisane zgodnie z obowiązującą wykładnią?
7. Jakie dokumenty – nie wymienione w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej – gromadzi się w części B akt osobowych? Omówienie najbardziej problematycznych dokumentów
   • Które dokumenty w procesie zatrudnienia muszą być papierowe, a które mogą być elektroniczne?
8. Jaki jest zakres pozostałych części akt osobowych oraz dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności:
   • Jakie dokumenty trzyma się w dokumentacji dotyczącej ewidencjowania czasu pracy? (wykaz)
   • Jakich dokumentów nie trzyma się w dokumentacji pracowniczej? (wykaz)
   • Czy istnieje obowiązek aktualizacji danych zawartych posiadanych przez pracodawcę dokumentach zgromadzonych w aktach osobowych? (stanowisko MRPiPS)
9. Czy istnieje obowiązek dokonywania audytów akt osobowych? (stanowisko UODO)
10. Ile czasu przechowuje się poszczególne zbiory dokumentacji pracowniczej? (zestawienie wykładni)