ONLINE LIVE Dokumentacja pracownicza – aktualna problematyka, nowe stanowiska

Program

1. Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w kwestionariuszu osoby ubiegającej się o zatrudnienie (stanowiska UODO i Ministerstwa pracy),
2. Zakres dokumentów, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz miejsce ich przechowywania, w tym:

• zasady postępowania ze skierowaniami i orzeczeniami lekarskimi dotyczącymi wstępnych badań profilaktycznych, w tym orzeczeniami wydanymi przez innego lekarza niż lekarz medycyny pracy współpracujący z danym urzędem/instytucją,
• sytuacje, w których można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów jakie należy w związku z tym zgromadzić, z uwzględnieniem ułatwień obowiązujących w trakcie epidemii Covid-19,

3. Zakres danych i informacji, których można żądać od pracownika na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:

• danej o niepełnosprawności oraz odbywaniu służby wojskowej (stanowiska UODO),
• przypadki, w których nie wolno pobierać od pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych (wyjaśnienie UODO),
• zakres danych pracownika, które pracodawca może przetwarzać wyłączenie za jego zgodą (stanowiska UODO),

4. Zasady przetwarzania danych osoby zawiadamianej o wypadku oraz wymóg uzyskania zgody takiej osoby na przetwarzanie jej danych, a także obowiązki informacyjne wobec takiej osoby (stanowisko Ministerstwa pracy i UODO, praktyczny wzór formularza),
5. Praktyczny sposób skonstruowania poprawnego kwestionariusza danych osobowych pracownika oraz dane pracownika pozyskiwane w innych dokumentach niż kwestionariusz osobowy,
6. Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko Ministerstwa pracy i UODO),
7. Zasady zakładania i prowadzenia akt osobowych oraz dokumenty przechowywane w takich aktach osobowych – zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, a także zgodnie z najnowszą wykładnią i stanowiskami Ministerstwa pracy i UODO, z wykazaniem, które z nich muszą być tworzone w formie (postaci) pisemnej, w szczególności:

• dokumenty tworzone i gromadzone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (praktyczne wzory przydatnych oświadczeń oraz wzór ewidencji czynności wykonanych w trakcie pracy zdalnej),
• dokumenty potwierdzające uprawnienia pracownika do szczególnych świadczeń, w tym dokumenty potwierdzające status weterana (stanowisko UODO) oraz dokumenty gromadzone w związku z pobieraniem przez pracownika dodatku solidarnościowego (stanowisko UODO),
• dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko UODO) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko Ministerstwa pracy),
• dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników (praktyczne wzory oświadczenia i wniosków),
• dokumenty tworzone w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika,
• dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (m.in. wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą),
• przypadki, w jakich wraz ze świadectwem pracy musi być wydawania informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i zasadach jej odbioru oraz przypadki, w których nie jest to obowiązkowe (wyjaśnienia Ministerstwa pracy),
• zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy,
• zasady układania dokumentów, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową,
• zasady usuwania dokumentów z części D akt osobowych (stanowisko Ministerstwa pracy),

8. Zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności
9. zakres dokumentów wchodzących w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy,
10. miejsce przechowywania ewidencji wykonanych czynności w trakcie pracy zdalnej (najnowsze stanowisko Ministerstwa pracy),
9. Obowiązek aktualizacji danych posiadanych przez pracodawcę w dokumentacji pracowniczej – stanowisko Ministerstwa pracy na temat tego, w jaki sposób może to być dokonywane,
10. Obowiązek i zasady dokonywania audytów dokumentacji pracowniczej – zgodnie ze stanowiskiem UODO,
11. Zasady gromadzenia i przechowywania dokumentów, które - zgodnie z wykładnią - nie stanowią dokumentacji pracowniczej, w tym:

• miejsce przechowywania deklaracji ZUS oraz dokumentów podatkowych (stanowisko MRPiPS),
• dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej,
• dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
• dokumentacja zfśs (zgodnie ze stanowiskiem UODO) czas jej przechowywania i dokonywania ich audytu (stanowisko MRPiPS),
• dokumentacja PPK.