ONLINE LIVE Dokumentacja pracownicza – aktualna problematyka, nowe stanowiska

Program

1. Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w kwestionariuszu osoby ubiegającej się o zatrudnienie (stanowiska UODO i Ministerstwa pracy),
2. Zakres dokumentów, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz miejsce ich przechowywania, w tym:
3. zasady postępowania ze skierowaniami i orzeczeniami lekarskimi dotyczącymi wstępnych badań profilaktycznych, w tym orzeczeniami wydanymi przez innego lekarza niż lekarz medycyny pracy współpracujący z danym urzędem/instytucją,
4. sytuacje, w których można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów jakie należy w związku z tym zgromadzić, z uwzględnieniem ułatwień obowiązujących w trakcie epidemii Covid-19,
3. Zakres danych i informacji, których można żądać od pracownika na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:
4. danej o niepełnosprawności oraz odbywaniu służby wojskowej (stanowiska UODO),
5. przypadki, w których nie wolno pobierać od pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych (wyjaśnienie UODO),
6. zakres danych pracownika, które pracodawca może przetwarzać wyłączenie za jego zgodą (stanowiska UODO),
4. Zasady przetwarzania danych osoby zawiadamianej o wypadku oraz wymóg uzyskania zgody takiej osoby na przetwarzanie jej danych, a także obowiązki informacyjne wobec takiej osoby (stanowisko Ministerstwa pracy i UODO, praktyczny wzór formularza),
5. Praktyczny sposób skonstruowania poprawnego kwestionariusza danych osobowych pracownika oraz dane pracownika pozyskiwane w innych dokumentach niż kwestionariusz osobowy,
6. Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko Ministerstwa pracy i UODO),
7. Zasady zakładania i prowadzenia akt osobowych oraz dokumenty przechowywane w takich aktach osobowych – zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, a także zgodnie z najnowszą wykładnią i stanowiskami Ministerstwa pracy i UODO, z wykazaniem, które z nich muszą być tworzone w formie (postaci) pisemnej, w szczególności:
8. dokumenty tworzone i gromadzone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (praktyczne wzory przydatnych oświadczeń oraz wzór ewidencji czynności wykonanych w trakcie pracy zdalnej),
9. dokumenty potwierdzające uprawnienia pracownika do szczególnych świadczeń, w tym dokumenty potwierdzające status weterana (stanowisko UODO) oraz dokumenty gromadzone w związku z pobieraniem przez pracownika dodatku solidarnościowego (stanowisko UODO),
10. dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko UODO) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko Ministerstwa pracy),
11. dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników (praktyczne wzory oświadczenia i wniosków),
12. dokumenty tworzone w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika,
13. dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (m.in. wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą),
14. przypadki, w jakich wraz ze świadectwem pracy musi być wydawania informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i zasadach jej odbioru oraz przypadki, w których nie jest to obowiązkowe (wyjaśnienia Ministerstwa pracy),
15. zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy,
16. zasady układania dokumentów, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową,
17. zasady usuwania dokumentów z części D akt osobowych (stanowisko Ministerstwa pracy),
8. Zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności
9. zakres dokumentów wchodzących w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy,
10. miejsce przechowywania ewidencji wykonanych czynności w trakcie pracy zdalnej (najnowsze stanowisko Ministerstwa pracy),
9. Obowiązek aktualizacji danych posiadanych przez pracodawcę w dokumentacji pracowniczej – stanowisko Ministerstwa pracy na temat tego, w jaki sposób może to być dokonywane,
10. Obowiązek i zasady dokonywania audytów dokumentacji pracowniczej – zgodnie ze stanowiskiem UODO,
11. Zasady gromadzenia i przechowywania dokumentów, które - zgodnie z wykładnią - nie stanowią dokumentacji pracowniczej, w tym:

• miejsce przechowywania deklaracji ZUS oraz dokumentów podatkowych (stanowisko MRPiPS),
• dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej,
• dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
• dokumentacja zfśs (zgodnie ze stanowiskiem UODO) czas jej przechowywania i dokonywania ich audytu (stanowisko MRPiPS),
• dokumentacja PPK.