Zakres szkolenia

Prawo pracy i HR

Tytuł szkolenia

Dokumentacja pracownicza – aktualna problematyka, nowe stanowiska

Termin

08-04-2022

Termin

8.04.2022

Czas trwania

6 godzin dydaktycznych (1 dzień szkoleniowy) godz. 9.00-14.00

Forma zajęć

Online

Liczba uczestników

25

Koszt

420.00 PLN

Prowadzący

Monika Frączek

Adresat

  • pracownicy działów kadr,
  • kierownicy tj. naczelnicy wydziałów, dyrektorzy departamentów,
  • radcowie prawni zajmujący się sprawami pracowniczymi,

Cele

  • pomoc uczestnikom w zgodnym przepisami, wykładnią i orzecznictwem stosowaniem przepisów dotyczących tworzenia, gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • zaktualizowanie wiedzy uczestników na temat wymaganych dokumentów gromadzonych w dokumentacji pracowniczej,
  • przekazanie uczestnikom wskazówek dotyczących poprawnego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Efekty szkolenia

  • zapoznanie się z obowiązującymi przepisami oraz wykładnią dotyczącą prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz najważniejszych dokumentów wchodzących w jej zakres,
  • poszerzenie i uporządkowanie posiadanej wiedzy,
  • pomoc w stosowaniu posiadanej wiedzy w praktyce

Program

  1. Jakich danych można żądać w kwestionariuszu osoby ubiegającej się o zatrudnienie? (stanowiska UODO i Ministerstwa Pracy),
  2. Jaki jest zakres dokumentów, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz miejsce ich przechowywania, w tym:
  • Ile egzemplarzy skierowania na badania trzeba wystawić?
  • Jak dołączyć do papierowych akt osobowych elektroniczne skierowanie i przeczenie o zdolności do pracy?
  • Czy wypisując skierowanie na badania wstępne trzeba zrobić adnotację, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie przedstawiła orzeczenie o niepełnosprawności?
  • Czy w razie przyjęcia nowego pracownika/urzędnika bez badań wstępnych (na podstawie aktualnych badań od poprzedniego pracodawcy) do akt trzeba zrobić kopię orzeczenie i skierowania czy umieścić oryginały odebrane od ubiegającego się o zatrudnienie? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
  • Czy można przyjąć bez badań wstępnych jeżeli ubiegający się o zatrudnienie przedstawi kopię orzeczenia lub skierowania? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
  • Czy można skopiować do akt wszystkie dokumenty przedstawione na etapie rekrutacji np. list motywacyjny? (stanowisko Ministerstwa Pracy i UODO),
  • Czy można skopiować do akt dyplomy ukończenia szkół i świadectwa pracy od poprzedniego pracodawcy? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
  • Czy można skopiować do akt dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe nowego pracownika/urzędnika? (stanowisko Ministerstwa Pracy i UODO)
  1. Zakres danych i informacji, których można żądać od pracownika/urzędnika na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:
  • Na jakich zasadach można przetwarzać dane o stanie zdrowia? (dana o negatywnym wyniku testu w kierunku zakażenia się SARS–Cov-2, dane o zaszczepieniu się przeciwko Covid-19, dane o obecności w organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu). Ile czasu i w jakich zbiorach można przetwarzać dokumenty zawierające informacje o tych danych?
  • Jak poprawnie sporządzić kwestionariusz osoby pracownika? (przykładowy wzór),
  • Czy trzeba mieć zgodę na przetwarzanie danych, które pracownik/urzędnik musi podać? Czy jest dużym błędem, jeśli taka zgoda została pobrana? (stanowisko UODO),
  • Czy można skopiować do akt orzeczenie o niepełnosprawności? (stanowisko UODO),
  • W jakie sposób pozyskiwać dane o służbie wojskowej? Czy wolno kopiować książeczki wojskowe? (stanowisko UODO),
  • Czy wolno kopiować legitymację weterana albo decyzję o przyznaniu statusu weterana i dokumenty potwierdzające status działacza opozycji antykomunistycznej? (stanowiska UODO),
  • Na jakich zasadach można przetwarzać: prawne dane kontaktowe, adres korespondencyjny, zdjęcie pracownika/urzędnika? (stanowisko UODO)
  1. Zasady przetwarzania danych osoby zawiadamianej o wypadku w tym:
  • Czy trzeba posiadać dodatkowo zgodę osoby zawiadamianej o wypadku, jeżeli się przetwarza jej dane? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
  • Czy trzeba sporządzić dodatkowy dokument dla osoby zawiadamianej o wypadku? (stanowisko UODO, praktyczny wzór formularza),
  1. Jakie dane pracownika/urzędnika powinny być pozyskiwane w innych dokumentach niż kwestionariusz osobowy?
  • Czy błędem jest umieszczenie dokumentów typu: oświadczenie o kosztach uzyskania przychodu, ZUS ZUA itp. w aktach osobowych?
  1. Jakich danych użyć w umowie o pracę? Czy można wpisać imię i nazwisko osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo? (stanowisko Ministerstwa pracy i UODO),
  2. Czy umowa o prace może być sporządzona przez dyrektora generalnego lub kierownika urzędu w postaci elektronicznej?
  • Jak w takiej sytuacji powinien podpisać umowę nowy pracownik/urzędnik?
  • Jak dołączyć do papierowych akt osobowych umowę o pracę podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym? (stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji i Ministerstwa Pracy),
  1. Zasady zakładania i prowadzenia akt osobowych oraz dokumenty przechowywane w takich aktach osobowych – zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, a także zgodnie z najnowszą wykładnią i stanowiskami Ministerstwa Pracy i UODO, z wykazaniem, które z nich muszą być tworzone w formie (postaci) pisemnej, w szczególności:
  • Jakie dokumenty muszą być tworzone i gromadzone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej?
  • Gdzie przechowywać dokumenty zebrane w związku z potraceniami komorniczymi oraz innymi zajęciami z wynagrodzenia, w tym zgody na dobrowolne potracenia z pensji? (stanowiska Ministerstwa Pracy),
  • Gdzie przechowywać oświadczenia związane z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wnioski o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14? (praktyczne wzory oświadczenia i wniosków),
  • W jakich zbiorach dokumentów można przechowywać wnioski o urlopy okolicznościowe, a w jakich jest to zabronione? Czy można kopiować do dokumentacji pracowniczej dokumenty potwierdzające uprawnienie do urlopu okolicznościowego? (stanowisko UODO),
  • Kiedy wraz ze świadectwem pracy wydawać informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia? Czy są przypadki, gdy nie trzeba wraz ze świadectwem pracy wydawać takiej informacji? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
  • Czy warunkiem wydania nowego świadectwa pracy na podstawie wniosku o sprostowanie jest zwrócenie poprzedniego przez byłego pracownika/urzędnika? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
  • Jak należy postąpić ze „starym egzemplarzem” świadectwa pracy, gdy w wyniku wniosku o sprostowanie zostało wydane nowe świadectwo pracy? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
  • Jakie dokumenty należy sporządzić, gdy urząd tylko częściowo uwzględni wniosek o sprostowanie świadectwa pracy? (przykładowy wzór),
  1. Jakie zasady układania dokumentów w części D akt osobowych, w tym w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową,
  • W jakiej sytuacji usuwa się tylko niektóre a nie wszystkie kary porządkowe w tym samym czasie? (stanowisko PIP),
  • Czy trzeba usunąć dokumenty z części D akt osobowych, gdy stosunek pracy ustanie przed upływem roku nienagannej pracy? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
  1. Jaki jest zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności
  • Jakie dokumenty należy trzymać razem z ewidencją czasu pracy w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, a jakich nie wolno w tym zbiorze umieszczać? Czy można w tym zbiorze trzymać: ewidencje wykonanych czynności lub zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa? (stanowiska Ministerstwa Pracy oraz UODO),
  • Czy dokumenty dotyczące dodatkowych urlopów np. z tytułu niepełnosprawności trzyma się razem z wnioskami o urlop wypoczynkowy na podstawie Kodeksu pracy?
  • Czy oświadczenie o zmianie numeru rachunku płatniczego można trzymać z listą płac?
  1. Obowiązek aktualizacji danych osobowych pracowników/urzędników:
  • Jak pozyskiwać nowe dane? Czy trzeba usuwać dane nieaktualne z kwestionariuszy osobowych pracowników/urzędników? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
  • Czy trzeba dokonywać przeglądu (audytu) dokumentacji pracowniczej? Jakie dokumenty trzeba usuwać i w jaki sposób? (stanowisko UODO),
  1. Jakie są zasady gromadzenia i przechowywania dokumentów, które - zgodnie z wykładnią - nie stanowią dokumentacji pracowniczej, w tym:
  • Gdzie i ile czasu powinno się przechowywać deklaracje ZUS oraz dokumenty podatkowe? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
  • W jakiej postaci zbiera się oświadczenia dla celów podatkowych? (stanowisko Ministerstwa Finansów),
  • Gdzie i ile czasu powinno się przechowywać dokumentację BHP nie stanowiącą dokumentacji pracowniczej? (stanowisko Ministerstwa Pracy oraz PIP),
  • Gdzie i ile czasu powinno się przechowywać dokumentację zasiłkową oraz zwolnienia lekarskie? (stanowisko ZUS dotyczące przechowywania zwolnień lekarskich),
  • Gdzie i ile czasu powinno się przechowywać dokumentację zfśs? Które dokumenty trzeba usunąć szybciej niż inne? (stanowisko UODO),
  • Jakie jest czas przechowywania dokumentacji zfśs i dokonywania audytu tej dokumentacji? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
  • Gdzie i ile czasu powinna być przechowywana dokumentacja PPK? (stanowisko UODO).