Wybrane zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Program

1. Zakaz dyskryminacji oraz nieadekwatnego pozyskiwania danych w procesie rekrutacji pracownika, nowe regulacje prawne (podstawa pozyskiwania danych osobowych i gromadzenia dokumentów w nich zawartych).
2. Przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach, jakie mogą być uzyskane przez pracodawcę od kandydata do pracy oraz nowego pracownika zgodnie z nową, kształtującą się wykładnią oraz nowym orzecznictwem.
3. Zasady poprawnego sporządzania skierowania dla kandydata do pracy na badania wstępne (m.in. kwestia PESEL-u, miejsca zamieszkania, przypadki, gdy gromadzone są dokumenty sporządzone przez inny podmiot niż przyjmujący do pracy, nowe zasady postępowania z takimi dokumentami od 25 maja 2018 r.).
4. Zasady poprawnego sporządzania dokumentów w związku z obowiązkiem skierowania pracownika na badania okresowe i kontrolne, w tym wykładnia PIP i instytutu medycyny pracy w Łodzi dotycząca badań profilaktycznych prowadzących pojazdy dla celów służbowych, niezatrudnionych na stanowisku kierowcy.
5. Zasady dokumentowania zawarcia umowy o pracę z uwzględnieniem poprawnej daty zawarcia umowy, daty rozpoczęcia pracy przez pracownika (różnica między datą zawarcia umowy o pracę a datą nawiązania się stosunku pracy).
6. Dokumenty dodatkowo sporządzane w związku z zatrudnieniem pracownika, w tym:
• informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia, w tym w razie pracy w ramach telepracy,
• potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy i innymi wewnętrznymi procedurami obowiązującymi u danego pracodawcy (np. strategią antymobbingową),
• nowe obowiązki informacyjne w przypadku, gdy dany urząd lub instytucja stosuje monitoring.
7. Zasady poprawnego dokumentowania złożenia przez pracodawcę oświadczenie woli o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę – zasady poprawnego postępowania, w tym:
• zasady dokumentowania skutecznego złożenia oświadczenia woli o zwolnieniu nieobecnemu pracownikowi – orzecznictwo sądowe i wykładnia w tej kwestii,
• obecność odpowiednio upoważnionego świadka.
8. Świadectwo pracy – zasady prawidłowego wypełnienia, w tym:
• dokumentowanie złożenia przez pracownika wniosku o wydanie świadectwa pracy (postać papierowa albo elektroniczna wniosku),
• zasady poprawnego wypełniania świadectwa pracy w punktach dotyczących korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich – praktyczne przykłady,
• zasady poprawnego wydawania i wysyłania świadectw pracy uprawnionym osobom, w tym także świadectwa pracy po zmarłym pracowniku,
• terminy na wydanie sprostowanego świadectwa pracy oraz na jego uzupełnienie,
• regulacje dotyczące wydawania świadectwa pracy w wyniku ugody przedsądowej (dotyczącej ustania zatrudnienia),
• zasady sporządzania odpisu świadectwa pracy zgodnie z najnowszą wykładnią,
• dalsze zmiany w przepisach dotyczących świadectw pracy, mające na celu ułatwienie pracownikom uzyskania świadectwa pracy, w tym: wprowadzenie wydłużonych terminów na wystąpienie o sprostowanie świadectwa pracy przez pracodawcę oraz do sądu pracy oraz nakładanie mandatów za niewydanie świadectwa pracy w terminie.
9. Aktualna problematyka prowadzenia akt osobowych, w tym:
• kwestia porządku chronologicznego gromadzonych dokumentów, 
• obowiązek usunięcia informacji o ukaraniu pracownika karą porządkową,
• obowiązek posiadania dokumentów pracowniczych w języku polskim (skutki braku tłumaczenia w razie kontroli PIP),
• skutki dostarczenia dokumentu potwierdzającego szczególne uprawnienia pracownicze z opóźnieniem w kontekście przepisów o przedawnianiu się roszczeń ze stosunku pracy.
10. Kontrole PIP w zakresie prowadzenia akt osobowych – nieprawidłowości jakie wskazują inspektorzy PIP, 
11. Nowe obowiązki związane ze zmianą przepisów dotyczących prowadzenia (w postaci papierowej albo elektronicznej) dokumentacji pracowniczej oraz przechowywania akt osobowych pracownika i pozostałej dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. w szczególności:
• dodatkowe obowiązki pracowników działów kadr związane z informowaniem pracowników o terminie przechowywania ich dokumentacji (okres przechowywania, termin na odebranie, termin na zniszczenie, w którym dokumentacja pracownicza może być odebrana warunkowo) – informacja wydawana razem ze świadectwem pracy (przykładowy wzór informacji),
• obowiązek wydawania kopii dokumentacji na każde życzenie pracownika, byłego pracownika (albo uprawnionej osoby) – zasady sporządzania takich kopii, 
• dodatkowy obowiązek pracowników działów kadr, który pojawi się w razie zmiany postaci przechowywanych dokumentów z papierowej na elektroniczną - obowiązek zwrócenia pracownikowi, byłem pracownikowi (ewentualnie innej uprawnionej osobie) poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni,
• konieczność wprowadzenia dodatkowych procedur w razie podjęcia decyzji o przetwarzaniu dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej (m.in. procedury tworzenia kopii zapasowych, nanoszenia metadanych, przenoszenia z nośnika na nośnik w celu zapobiegnięcia utracie).
12. Zasady przechowywania dokumentów z akt osobowych pracowników oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej w obecnym stanie prawnym i po zmianach, które wejdą w życie od 1 stycznia 2019 r.